Khi hồ sơ đã nằm ở cơ quan thi hành án dân sự, hai bên muốn thoả thuận lại cách thi hành thì nên đề nghị chấp hành viên chứng kiến. Chấp hành viên sẽ lập biên bản ghi nhận nội dung thoả thuận; biên bản đó nằm trong hồ sơ và là căn cứ để cơ quan thi hành án theo dõi, tính số còn lại và xử lý khi một bên không làm đúng.
Phần lớn tranh chấp sau thoả thuận không đến từ ác ý mà từ câu chữ mơ hồ: "trả dần hằng tháng" mà không ghi bao nhiêu, "trả xong thì gỡ" mà không ghi gỡ cái gì, "giảm lãi" mà không ghi giảm đến đâu. Bài này đi qua cách đề nghị chấp hành viên chứng kiến, bố cục nội dung cần có của biên bản, cách viết lịch trả dần, những câu chữ dễ gây cãi nhau và việc cần làm sau khi ký. Đây là bố cục nội dung, không phải mẫu biểu chính thức; mẫu biên bản cụ thể do cơ quan thi hành án sử dụng theo quy định hiện hành.
Vì sao nên thoả thuận trước mặt chấp hành viên
Thoả thuận tự lập giữa hai bên vẫn có giá trị, nhưng nó nằm ngoài hồ sơ. Khi có tranh chấp, người được thi hành án phải mang văn bản đó đến nộp, chấp hành viên phải xác minh chữ ký, hỏi lại hai bên, và việc trừ số đã trả có thể bị chậm. Khi chấp hành viên trực tiếp chứng kiến, những bước này gần như không còn: biên bản do chính cơ quan thi hành án lập, có chữ ký của các bên và người chứng kiến.
Lợi ích thứ hai là tính rõ ràng về các biện pháp đang áp dụng. Nếu tài khoản của người phải thi hành án đang bị phong toả, nhà đất đang bị tạm dừng đăng ký chuyển dịch hoặc đã bị kê biên, thoả thuận phải nói rõ biện pháp đó được giữ hay gỡ, gỡ lúc nào. Chấp hành viên biết chính xác hồ sơ đang có những biện pháp gì, nên sẽ nhắc hai bên ghi đủ. Hai người tự ngồi với nhau thường quên chi tiết này.
Lợi ích thứ ba thuộc về cả hai phía: chấp hành viên có thể giải thích ngay những khoản không thoả thuận được, như án phí hay tiền phạt, và các chi phí mà người phải thi hành án vẫn phải chịu. Hai bên khỏi ký một thoả thuận rồi mới phát hiện còn khoản chưa tính.
Chấp hành viên chứng kiến không có nghĩa là chấp hành viên bảo đảm bên kia sẽ trả. Họ ghi nhận ý chí của hai bên; thực hiện hay không vẫn là trách nhiệm của các bên. Điều được bảo đảm là khi một bên vi phạm, đường quay về bản án đã sẵn trong hồ sơ.
Đề nghị chấp hành viên chứng kiến: trình tự thường gặp
Mỗi cơ quan thi hành án có cách tiếp nhận hơi khác nhau, nhưng trình tự chung thường như sau:
- Một bên (hoặc cả hai) liên hệ chấp hành viên phụ trách hồ sơ, báo rằng hai bên muốn thoả thuận và đề nghị được làm việc có chứng kiến. Nên đề nghị bằng văn bản ngắn nộp vào hồ sơ để có dấu vết.
- Chấp hành viên hẹn ngày làm việc tại trụ sở cơ quan thi hành án, hoặc ở địa điểm khác nếu có lý do.
- Trước buổi làm việc, mỗi bên chuẩn bị: giấy tờ tuỳ thân, bản án hoặc quyết định, chứng từ các khoản đã trả, phương án trả cụ thể. Người đi thay phải có văn bản uỷ quyền phù hợp.
- Tại buổi làm việc, chấp hành viên xác định số còn phải thi hành theo hồ sơ, nghe hai bên trình bày và ghi lại nội dung thống nhất.
- Hai bên đọc lại biên bản, sửa chỗ chưa đúng ngay tại chỗ, rồi ký. Chỗ nào chưa thống nhất thì để ngoài biên bản, đừng ký cho xong.
- Xin bản sao biên bản để giữ. Từ đây, mỗi lần trả tiền đều đối chiếu với lịch đã ghi.
Nếu một bên không đến buổi hẹn, chấp hành viên có thể lập biên bản về việc vắng mặt. Hồ sơ vẫn tiếp tục theo trình tự thi hành bình thường.
Bố cục nội dung cần có của biên bản thoả thuận
Bảng sau liệt kê các phần nội dung nên có trong biên bản, kèm lý do. Khi đọc bản dự thảo, bạn có thể đối chiếu từng dòng:
| Phần | Nội dung cần có | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Thông tin các bên | Họ tên, giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ liên hệ; người đại diện và văn bản uỷ quyền nếu có | Xác định đúng người cam kết, tránh tranh cãi tư cách về sau |
| Căn cứ | Số và ngày của bản án hoặc quyết định, quyết định thi hành án | Gắn thoả thuận vào đúng nghĩa vụ đang thi hành |
| Số còn phải thi hành | Từng khoản: gốc, lãi, bồi thường; số đã trả và chứng từ | Chốt điểm xuất phát chung trước khi bàn cách trả |
| Nội dung thoả thuận | Mức giảm (nếu có), lịch trả, cách trả, tài khoản nhận | Là phần ràng buộc chính |
| Biện pháp đang áp dụng | Giữ hay gỡ, gỡ khi nào, ai đề nghị | Tránh hiểu lầm "đã ký là được gỡ ngay" |
| Hệ quả khi vi phạm | Trễ bao lâu thì coi là vi phạm; khi đó thi hành phần còn lại theo bản án | Cho chấp hành viên căn cứ tiếp tục thi hành ngay |
| Khoản không thuộc thoả thuận | Án phí, tiền phạt, chi phí người phải thi hành án vẫn phải chịu | Tránh ngộ nhận đã thoả thuận là xong hết |
| Chữ ký | Các bên, người chứng kiến | Xác nhận ý chí, đủ giá trị trong hồ sơ |
Không cần viết dài. Một biên bản tốt thường chỉ một đến hai trang nhưng mỗi dòng đều có con số hoặc ngày tháng cụ thể.
Viết lịch trả dần sao cho đo được
Mỗi đợt một con số và một ngày. Ghi "đợt 1: chậm nhất ngày… trả… đồng" chứ không ghi "mỗi tháng trả một ít". Con số cụ thể giúp cả hai bên biết lúc nào đã đúng, lúc nào đã trễ.
Ghi cách trả và nơi nhận. Chuyển khoản vào tài khoản nào, đứng tên ai, hay nộp tại cơ quan thi hành án. Nếu trả trực tiếp bằng tiền mặt, ghi rõ phải có giấy nhận tiền và gửi bản sao cho chấp hành viên trong bao lâu.
Thoả thuận khoảng ân hạn nếu cần. Ví dụ giả định: trễ không quá năm ngày so với hạn thì vẫn coi là đúng hạn. Khoảng ân hạn nhỏ giúp tránh đổ vỡ vì ngân hàng xử lý chậm hay ngày lễ, nhưng phải ghi rõ con số.
Ghi hệ quả của việc trễ. Viết thẳng: quá hạn của một đợt bao nhiêu ngày thì người được thi hành án có quyền yêu cầu thi hành toàn bộ số còn lại theo bản án. Không có câu này, mỗi lần trễ lại thành một cuộc tranh luận.
Tính đến phần giảm có điều kiện. Nếu người được thi hành án đồng ý giảm một phần, nên ghi rõ phần giảm chỉ có hiệu lực khi trả đủ và đúng lịch. Đây là cách cân bằng: bên trả có động lực trả đúng, bên nhận không mất quyền nếu bên kia bỏ ngang.
Ghi đợt cuối và việc khép hồ sơ. Sau đợt cuối, ai đề nghị cơ quan thi hành án xác nhận kết quả, ai làm văn bản đề nghị gỡ các biện pháp đang áp dụng. Một dòng này giúp người phải thi hành án không phải chờ đợi vô thời hạn sau khi đã trả xong.
Những câu chữ hay sinh tranh chấp
Khi đọc lại bản dự thảo, gặp những cách diễn đạt sau thì nên dừng lại và viết cụ thể hơn:
- "Trả dần khi có điều kiện": không có mốc thời gian, không ai chứng minh được ai vi phạm.
- "Giảm lãi cho bên B": giảm toàn bộ hay một phần, tính đến ngày nào, áp dụng khi nào.
- "Hai bên không còn khiếu nại gì": dễ bị hiểu là người được thi hành án từ bỏ cả phần chưa nhận.
- "Ký xong sẽ giải toả tài sản": giải toả tài sản nào, sau khi trả đợt nào, ai đề nghị.
- "Người nhà bên B sẽ hỗ trợ": người nhà là ai, có cam kết trả thay không, có ký vào biên bản không.
- "Theo bản án" mà không ghi số: khi bản án có nhiều khoản, câu này không giúp chốt số còn lại.
- Viết tắt tên người, viết số tiền chỉ bằng số không kèm chữ: dễ sửa, dễ đọc nhầm.
Nguyên tắc chung: người ngoài cuộc đọc biên bản phải hiểu được ngay ai phải làm gì, đến ngày nào, bao nhiêu tiền. Nếu một người hiểu khác người kia, câu đó cần sửa.
Khi có người thứ ba cùng tham gia thoả thuận
Nhiều thoả thuận chỉ thành được nhờ một người thứ ba: cha mẹ đứng ra trả thay cho con, một người bạn cam kết trả nếu người phải thi hành án không trả, một đối tác đồng ý trả tiền hàng còn nợ thẳng cho người được thi hành án. Người thứ ba tham gia thì càng phải viết kỹ.
Trước hết, xác định tư cách. Người thứ ba là người trả thay (tự nguyện trả, không phải là nghĩa vụ của họ) hay là người bảo lãnh (cam kết trả nếu người phải thi hành án không trả)? Hai tư cách này khác nhau về hệ quả. Nếu họ chỉ hứa miệng hoặc không ký, người được thi hành án gần như không có căn cứ đòi họ. Nếu họ ký với tư cách bảo lãnh, cần ghi rõ phạm vi: bảo lãnh toàn bộ hay một số tiền tối đa, trong thời gian nào.
Thứ hai, chấp hành viên thi hành theo bản án, mà bản án chỉ tuyên nghĩa vụ của người phải thi hành án. Cam kết của người thứ ba là một giao dịch dân sự riêng. Nếu người thứ ba không giữ lời, người được thi hành án vẫn tiếp tục yêu cầu thi hành đối với người phải thi hành án; muốn buộc người thứ ba trả thì có thể phải giải quyết bằng một vụ việc khác. Hiểu điều này giúp người được thi hành án không đặt cược toàn bộ vào lời hứa của người ngoài bản án.
Thứ ba, nếu người thứ ba trả bằng tài sản của họ, ví dụ chuyển một miếng đất để trừ nợ, phải làm đủ thủ tục chuyển quyền theo luật. Tài sản đó có đang thế chấp, có phải tài sản chung vợ chồng của người thứ ba không, cần kiểm trước khi ký.
Sau khi ký: lưu giữ, theo dõi và khép hồ sơ
Giữ bản sao biên bản ở nơi dễ tìm, chụp lại bằng điện thoại để có bản dự phòng. Lập một bảng theo dõi đơn giản: đợt, hạn, số tiền, ngày thực trả, chứng từ. Người phải thi hành án nên giữ toàn bộ biên lai chuyển khoản; người được thi hành án nên đối chiếu tiền về tài khoản mỗi đợt và báo cho chấp hành viên khi đã nhận.
Nếu tiền nộp qua cơ quan thi hành án, cơ quan sẽ làm thủ tục chi trả cho người được thi hành án theo quy định. Nếu tiền trả trực tiếp giữa hai bên, cả hai nên chủ động gửi bản sao chứng từ cho chấp hành viên để hồ sơ cập nhật số còn lại. Đừng để đến đợt cuối mới mang một xấp biên lai đến, vì lúc đó việc đối chiếu sẽ mất thời gian và dễ phát sinh tranh cãi.
Khi thấy có nguy cơ không trả kịp, người phải thi hành án nên chủ động báo trước và đề nghị điều chỉnh, có văn bản bổ sung. Im lặng rồi trễ hạn là cách nhanh nhất khiến người được thi hành án quay về yêu cầu thi hành toàn bộ.
Sau đợt cuối, đề nghị cơ quan thi hành án xác nhận kết quả thi hành án và gỡ các biện pháp đã áp dụng. Người phải thi hành án cần giấy xác nhận này để chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ khi giao dịch, vay vốn hoặc khi có ai nhắc lại khoản nợ cũ.
Câu hỏi thường gặp
Muốn chấp hành viên chứng kiến thoả thuận thì liên hệ ai?
Liên hệ chấp hành viên đang phụ trách hồ sơ thi hành án của bạn tại cơ quan thi hành án dân sự đã ra quyết định thi hành. Nên gửi đề nghị bằng văn bản ngắn để có dấu vết trong hồ sơ, rồi hẹn ngày làm việc.
Biên bản thoả thuận có cần công chứng không?
Biên bản do chấp hành viên lập trong hồ sơ thi hành án đã có giá trị ghi nhận, thường không cần công chứng thêm. Nếu thoả thuận có chuyển quyền nhà đất hay tài sản phải đăng ký, phần chuyển quyền đó vẫn phải làm đúng thủ tục riêng theo luật.
Một bên không đồng ý một điều khoản thì có ký phần còn lại được không?
Được, nhưng chỉ ghi vào biên bản những gì hai bên đã thống nhất. Điều khoản còn tranh cãi nên để ngoài, ghi rõ là chưa thống nhất. Đừng ký một câu mơ hồ chỉ để kết thúc buổi làm việc.
Người bảo lãnh ký vào biên bản thì chấp hành viên có cưỡng chế người đó được không?
Chấp hành viên thi hành theo bản án, mà bản án chỉ tuyên nghĩa vụ của người phải thi hành án. Cam kết của người bảo lãnh là giao dịch dân sự riêng; nếu họ không giữ lời, việc buộc họ trả có thể phải giải quyết bằng một vụ việc khác.
Trả tiền mặt trực tiếp cho người được thi hành án thì cần gì?
Cần giấy nhận tiền có chữ ký người nhận, ghi rõ số tiền, ngày, khoản trả theo đợt nào của thoả thuận. Sau đó gửi bản sao cho chấp hành viên để cập nhật hồ sơ, tránh việc sau này bị tính là chưa trả.
Đã ký biên bản thoả thuận thì tài khoản bị phong toả có được mở ngay không?
Không đương nhiên. Việc giữ hay gỡ biện pháp đang áp dụng phụ thuộc vào nội dung thoả thuận và quyết định của chấp hành viên. Thông thường biện pháp chỉ được gỡ khi nghĩa vụ đã xong hoặc người được thi hành án có văn bản đề nghị.