Hồ sơ yêu cầu thi hành án dân sự gồm đơn yêu cầu, bản án hoặc quyết định được yêu cầu thi hành, và các tài liệu khác có liên quan nếu có: giấy tờ chứng minh tư cách của người nộp, tài liệu về tài sản hoặc thu nhập của người phải thi hành. Bản án nên là bản sao do toà cấp hoặc bản sao có chứng thực; với bản án sơ thẩm, cần thể hiện bản án đã có hiệu lực.
Hồ sơ thiếu không làm bạn mất quyền, nhưng làm hồ sơ chạy chậm. Phần dưới đi qua từng nhóm giấy tờ, giải thích nên dùng loại bản án nào, ai phải chứng minh tư cách và bằng gì, và cách xử lý chuyện rất phổ biến từ năm 2025: địa chỉ trên bản án không còn khớp với tên đơn vị hành chính hiện tại.
Bộ hồ sơ tối thiểu và vì sao nên làm dư một chút
Luật chỉ đòi hai thứ bắt buộc: đơn và bản án, quyết định. Phần "tài liệu khác có liên quan" là tuỳ trường hợp. Trên thực tế, những hồ sơ chạy nhanh là hồ sơ mà ngay ngày đầu chấp hành viên đã có trong tay mọi thứ để ra quyết định và bắt đầu xác minh: biết rõ ai được nhận, ai phải trả, trả bao nhiêu, và nên tìm tài sản ở đâu.
Vì vậy, bộ hồ sơ nên gồm ba lớp. Lớp thứ nhất là giấy tờ bắt buộc. Lớp thứ hai là giấy tờ chứng minh bạn có quyền yêu cầu, nếu bạn không phải chính người có tên trong bản án hoặc tên, địa chỉ của bạn đã thay đổi. Lớp thứ ba là tài liệu giúp thi hành nhanh: bằng chứng hợp pháp về tài sản, thu nhập của bên kia, giấy tờ cho thấy họ đã trả một phần nếu có.
Giấy tờ nộp kèm nên là bản sao; bản chính bạn giữ lại và mang theo để đối chiếu khi được yêu cầu. Đánh số trang và lập một danh mục ngắn ở đầu hồ sơ giúp cả bạn lẫn cán bộ tiếp nhận kiểm nhanh, và là căn cứ nếu sau này cần chứng minh mình đã nộp những gì.
Bản án, quyết định: dùng loại nào
Trích lục bản án. Toà cấp trích lục cho đương sự ngay sau khi tuyên án; nó tóm tắt phần quyết định chứ không phải toàn văn. Trích lục giúp biết sớm kết quả, nhưng để yêu cầu thi hành, nên dùng bản án đầy đủ để chấp hành viên đọc được cả phần quyết định chi tiết.
Bản sao bản án do toà cấp. Đây là loại thông dụng nhất. Toà gửi bản án cho đương sự sau phiên toà; nếu bạn chưa nhận hoặc đã mất, có thể đề nghị toà đã xử cấp bản sao. Khi toà cũ đã tổ chức lại, hồ sơ lưu trữ được chuyển sang toà kế nhiệm, nên đề nghị gửi toà đang giữ hồ sơ.
Bản sao có chứng thực. Nếu bạn chỉ còn một bản do toà cấp và cần giữ lại, có thể chứng thực bản sao từ bản chính để nộp.
Bản án phúc thẩm cùng bản án sơ thẩm. Nếu vụ án đã qua phúc thẩm, nộp cả hai. Bản án phúc thẩm có thể giữ nguyên, sửa một phần hoặc huỷ một phần bản án sơ thẩm; chấp hành viên cần cả hai để biết phần nào còn hiệu lực theo nội dung nào.
Quyết định công nhận sự thoả thuận, phán quyết trọng tài, quyết định công nhận bản án nước ngoài. Mỗi loại có giấy tờ đi kèm riêng. Ví dụ phán quyết trọng tài vụ việc cần thêm giấy tờ cho thấy đã đăng ký phán quyết theo quy định; bản án nước ngoài cần quyết định công nhận và cho thi hành của toà án Việt Nam.
Chứng minh bản án đã có hiệu lực
Cơ quan thi hành án chỉ thi hành bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật, trừ những phần được tuyên thi hành ngay. Bản án phúc thẩm có hiệu lực từ ngày tuyên, nên nộp bản án phúc thẩm là đủ. Với bản án sơ thẩm không bị kháng cáo, kháng nghị, bạn cần cho thấy đã hết thời hạn kháng cáo, kháng nghị mà không có ai kháng cáo, kháng nghị.
Cách phổ biến là đề nghị toà đã xử cấp văn bản xác nhận bản án đã có hiệu lực, hoặc dùng bản án do toà cấp có ghi chú về việc có hiệu lực. Trong nhiều trường hợp, toà đã chuyển giao bản án có hiệu lực cho cơ quan thi hành án, và chấp hành viên có thể kiểm trong hồ sơ của họ. Tuy vậy, có giấy tờ trong tay thì bạn chủ động hơn, nhất là khi vụ án có nhiều bên và không chắc có ai kháng cáo hay không.
Nếu bản án sơ thẩm bị kháng cáo một phần, phần không bị kháng cáo đã có hiệu lực và có thể yêu cầu thi hành. Trường hợp này nên ghi rõ trong đơn phần nào bạn yêu cầu, kèm văn bản cho thấy phạm vi kháng cáo. Việc tách phần nào có hiệu lực trước có thể phức tạp; khi không chắc, hỏi thẳng bộ phận tiếp nhận hoặc toà đã xử.
Giấy tờ chứng minh tư cách theo từng loại người nộp
Người có tên trong bản án tự nộp thì chỉ cần giấy tờ tuỳ thân. Các trường hợp còn lại cần thêm giấy tờ như bảng dưới. Danh mục mang tính định hướng; nơi tiếp nhận có thể yêu cầu cụ thể hơn.
| Người nộp | Giấy tờ cần thêm | Lưu ý |
|---|---|---|
| Người được thi hành án tự nộp | Giấy tờ tuỳ thân còn hạn | Tên, năm sinh khớp bản án |
| Cha, mẹ đại diện cho con chưa thành niên được cấp dưỡng | Giấy khai sinh của con hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ | Bản án thường đã ghi rõ người trực tiếp nuôi con |
| Người giám hộ của người mất năng lực hành vi dân sự | Giấy tờ về việc giám hộ theo quy định | Kèm quyết định của toà nếu có |
| Người thừa kế của người được thi hành án đã mất | Giấy chứng tử, giấy tờ chứng minh quyền thừa kế | Nhiều người thừa kế nên thống nhất người đại diện |
| Người được uỷ quyền | Văn bản uỷ quyền đúng hình thức, ghi rõ phạm vi | Phạm vi nhận tiền thay nên ghi riêng |
| Doanh nghiệp, tổ chức | Giấy chứng nhận đăng ký, giấy tờ người đại diện, uỷ quyền nếu có | Đổi tên, sáp nhập thì kèm giấy tờ kế thừa |
Trường hợp người thừa kế yêu cầu thi hành là trường hợp hồ sơ dễ bị kéo dài nhất, vì phải xác định đủ những ai có quyền. Nếu gia đình chưa phân chia di sản, nên lập văn bản thống nhất cử một người làm đơn và nhận tiền để tránh tranh chấp nội bộ.
Tài liệu về tài sản và thu nhập của bên kia: nên kèm gì
Phần này không bắt buộc, nhưng mỗi tài liệu đúng chỗ giúp rút ngắn khâu xác minh. Nên kèm bản sao những thứ bạn có được một cách hợp pháp:
- Hợp đồng, giấy nhận nợ, biên bản giao hàng trong vụ kiện có ghi tài khoản ngân hàng, địa chỉ kinh doanh của bên kia.
- Chứng từ chuyển khoản trước đây giữa hai bên, cho thấy số tài khoản và ngân hàng bên kia sử dụng.
- Thông tin đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh do bên kia làm chủ, lấy từ nguồn công khai.
- Tài liệu trong hồ sơ vụ án có nhắc đến nhà đất, xe, phần vốn góp của bên kia.
- Ảnh chụp công khai cửa hàng, xưởng, phương tiện đang hoạt động, ghi ngày chụp và địa điểm.
- Giấy tờ cho thấy bên kia đã trả một phần, để số tiền yêu cầu được tính đúng.
Không đưa vào hồ sơ những thứ có được bằng cách vi phạm pháp luật như sao kê lấy trộm, tin nhắn đọc lén, dữ liệu mua bán trái phép. Ngoài rủi ro pháp lý cho chính bạn, chúng không giúp được chấp hành viên vì họ phải xác minh qua kênh chính thức.
Địa chỉ trên bản án không còn khớp sau sáp nhập
Từ ngày 1/7/2025, nhiều tỉnh sáp nhập và xã, phường được sắp xếp lại, trong khi bản án tuyên trước đó vẫn ghi địa chỉ theo địa danh cũ. Điều này không làm bản án mất giá trị và không phải lý do để từ chối đơn. Cách làm gọn nhất là trong đơn ghi cả hai: địa chỉ theo bản án và địa chỉ tương ứng theo đơn vị hành chính hiện tại, nối bằng cụm "nay là".
Với địa chỉ của chính bạn, nếu bạn đã chuyển chỗ ở so với lúc kiện, ghi địa chỉ liên lạc hiện tại và kèm giấy tờ tuỳ thân có thông tin mới. Thông báo của cơ quan thi hành án sẽ gửi về địa chỉ bạn khai, nên khai sai là tự làm mình lỡ giấy mời. Nếu tên của bạn có thay đổi, ví dụ do cải chính hộ tịch, kèm giấy tờ về việc thay đổi đó.
Với người phải thi hành, ghi địa chỉ theo bản án, địa chỉ "nay là", và nơi ở thực tế nếu bạn biết. Ba lớp thông tin này giúp chấp hành viên vừa đối chiếu được với bản án, vừa đi đúng chỗ khi xác minh. Đừng tự ý sửa địa chỉ trong bản sao bản án; mọi chỗ khác biệt giải thích trong đơn.
Sắp xếp hồ sơ trước khi nộp
Một bộ hồ sơ gọn gàng giúp buổi tiếp nhận chỉ mất vài phút thay vì phải lục từng tờ. Trình tự sắp xếp nên theo:
- Trang đầu là danh mục giấy tờ, đánh số thứ tự và số trang của từng loại.
- Tiếp theo là đơn yêu cầu đã ký, kèm biên bản trình bày nếu bạn không viết đơn.
- Sau đó là bản án, quyết định: bản sơ thẩm trước, bản phúc thẩm sau, văn bản xác nhận hiệu lực nếu có.
- Giấy tờ chứng minh tư cách người nộp: giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ đại diện, thừa kế, uỷ quyền.
- Tài liệu về tài sản, thu nhập của bên phải thi hành, sắp theo từng loại tài sản.
- Giấy tờ về khoản bên kia đã trả một phần, nếu có.
- Một bộ sao y toàn bộ hồ sơ để bạn giữ, kèm giấy biên nhận sau khi nộp.
Bộ bản sao bạn giữ lại là thứ hay bị coi nhẹ. Khi chấp hành viên thay đổi, hồ sơ được chuyển giao, hoặc bạn cần khiếu nại về sau, bộ sao này là cách nhanh nhất để chứng minh mình đã cung cấp những gì và vào ngày nào. Ghi ngày nộp và tên người nhận ngay trên trang danh mục của bộ sao.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ có trích lục bản án thì có nộp đơn được không?
Có thể nộp, nhưng nên bổ sung bản án đầy đủ càng sớm càng tốt. Trích lục chỉ tóm tắt kết quả, trong khi chấp hành viên cần toàn văn phần quyết định, kể cả các câu về lãi chậm thi hành, án phí và nghĩa vụ phụ. Bạn đề nghị toà đã xử cấp bản án nếu chưa nhận được.
Mất bản án gốc thì xin lại ở đâu khi toà cũ không còn?
Hồ sơ của toà cũ được chuyển sang toà kế nhiệm theo mô hình tổ chức mới. Bạn gửi đề nghị cấp bản sao bản án đến toà đang lưu hồ sơ, ghi số bản án, ngày xét xử và tên các đương sự. Nếu không biết toà nào đang giữ, hỏi toà án cấp tỉnh nơi toà cũ đặt trụ sở.
Có cần nộp bản chính bản án không?
Thường không cần để lại bản chính. Bạn nộp bản sao do toà cấp hoặc bản sao có chứng thực, và mang bản chính theo để đối chiếu nếu cán bộ tiếp nhận yêu cầu. Giữ bản chính ở nơi an toàn vì bạn còn cần đến nó trong suốt quá trình thi hành và khi có việc phát sinh.
Người thừa kế có phải đợi chia di sản xong mới yêu cầu thi hành án không?
Không nhất thiết. Quyền yêu cầu thi hành án là một phần di sản và người thừa kế có thể yêu cầu khi chứng minh được tư cách. Tuy vậy, nếu có nhiều người thừa kế, nên có văn bản thống nhất về người đứng đơn và người nhận tiền, để cơ quan thi hành án không phải dừng lại chờ giải quyết tranh chấp nội bộ.
Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài có nộp được không?
Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài thường phải kèm bản dịch tiếng Việt có chứng thực, và giấy tờ do nước ngoài cấp có thể cần hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định, trừ trường hợp được miễn. Nếu vụ việc liên quan nhiều giấy tờ nước ngoài, hỏi trước bộ phận tiếp nhận về yêu cầu cụ thể để tránh dịch rồi vẫn thiếu.